Tekniset työkalut

Kuten saatat tietää, teen Sumpun parissa paljon hommia tietotekniikan kanssa. Ja kyllähän tietotekniikka on valtava osa myös ympäristösuunnitteluhommia, siitä ei pääse yli eikä ympäri.

Törmään kuitenkin tosi usein tietotekniseen kädettömyyteen – vaikka varsinkin meitä nuoremman sukupolven pitäisi olla diginatiiveja. Niinpä päätin tehdä pienen käsikirjan siitä, mitä kaikkien työelämässä pitäisi tietotekniikassa osata, ja mitä työkaluja minä osaan ja tykkään käyttää. Järkevällä tietotekniikan käytöllä ja siihen siirtymisellä säästää pitkän pennin, aikaa ja vaivaa.

Perustaito numero 1 : copy-paste

Copy-paste, siis kopiointi ja liittäminen on ehkä yksi parhaita työkaluja, mitä tietotekniikalla on annettavanaan. Se tarkoittaa lyhykäisyydessään sitä, että ihan kaikkea ei tarvitse kirjoittaa itse, ja esimerkiksi tiedostoja ja erilaisia materiaaleja hankalammissakin ohjelmissa pystyy siirtämään paikasta toiseen. On surullista huomata, että näinkin perustavan laatuinen työkalu on vajaasti hallittu.

Perustaito numero 2: Sähköposti, liitteet ja linkit

Sähköposti on tänä päivänä aivan oleellinen työkalu kaikessa kanssakäymisessä. Sähköposti on nopea, edullinen ja yleensä sen kautta on mahdollista viestiä asiallisesti – ja mikä parasta, viestintä arkistoituu viemättä järjetöntä määrää mappitilaa hyllystä. Sähköpostin lähettäminen itsessään ei onneksi tunnu olevan hankalaa, mutta liitetiedostot – niistä saadaan aikaan ongelmia.

Liitetiedostot tukkivat isoissa määrin sähköpostin tosi nopeasti, ja jotkut palvelimet eivät edes ota vastaan kohtuuttoman kokoisia tiedostoja – eli posti hukkuu matkalle. Liitetiedostoissa esimerkiksi tiedotteet ja muut yksinkertaiset asiakirjat ovat ok – mutta kaikki muu kannattaisi jakaa pilvipalvelujen ja linkkien kautta. Mistä pääsemmekin…

Perustaitoon numero 3, pilvipalvelut

Pilvipalveluissa on yleensä hillitön määrä tilaa, ja niiden kautta on helppo jakaa isojakin materiaaleja ja esimerkiksi videoita, kunhan pitää huolen tietoturvallisuudesta ja salauksista. Pilvipalveluiden asetuksissa on usein mahdollista määrittää, voiko vastaanottaja vain katsella, vai myös ladata kyseisiä tiedostoja. Esimerkiksi dropboxin voi asettaa  niin, että videon pystyy upottamaan nettisivulle, tai että tietyn kansion kuvat ovat kaikkien käytettävissä. Sen sijaan, että kuvilla tukittaisiin  sähköposti, kaikki pääsevät linkin kautta samaan kansioon, kunhan heille vain antaa siihen oikeudet.

Pilvipalveluissa on esimerkiksi tapahtumajärjestelyissä yksi mieletön etu – kaikki voivat reaaliajassa muokata samoja asiakirjoja samanaikaisesti, eikä kirjeenvaihto tuki sähköpostia.

Esimerkiksi Google Docsin sheets on ilmainen palvelu, joka vastaa toiminnaltaan exceliä. Myös tässä linkin jakaminen riittää, ja kukin pääsee netin kautta lisäilemään omia huomioitaan tai tietojaan. Samalla voi jakaa esimerkiksi aikataulun, ja ohjeet/tiedot, jotka eivät välttämättä kuulu niille, jotka ovat tapahtumaan osallistumassa, eli tietojen jakaminen esimerkiksi facebookin tapahtumassa olisi hölmöä.

Esimerkki, joka on kuvitteellinen – mutta idean saa kyllä vapaasti pölliä, ja taulukon tiedot vaikka copy-pasteta. Mutta kannattaa pitää huoli, että jollakin on käyttö-oikeudet kyseiseen tiedostoon – useinhan tapahtuman järjestelyiden jälkeen tiedostot kannattaa poistaa tai siirtää arkistoon, ja seuraavaan tapahtumaan tehdä vain uusi taulukko, samalla pohjalla. Ja mikä parasta, Googlen sähköpostikin on helppo, ja vaikkapa vanhempainyhdistyksen oma osoite tulee tehtyä samalla, kun tarvitsee näitä googlen palveluita.

Perustaito 4, sosiaalinen media

Somessa ei ole pakko olla, eikä siitä ole pakko tykätä henkilökohtaisesti. Mutta työn puolesta some on ihan yliverto markkinointi- ja tiedotuskanava, jossa vuorovaikuttaminen asiakkaiden/ryhmäläisten/yhteistyökumppaneiden kanssa on helppoa ja niin halutessa todella näkyvää.

Facebookissa on hyvä olla edes jonkinlainen profiili- ja taustakuva, ja profiilin pitäisi olla kirjoitettu kunnollisella kielellä, oli kyseessä sitten suomi tai englanti. Nämä kertovat vähän siitä, miten luotettavana sivua voi pitää. Persoonaton sivu ja epämääräiset lauserakenteet herättävät aina epäilyksiä – onko kyseessä kenties feikkiprofiili, jonka kautta sivuille ja ryhmiin alkaa tulvia roskapostia.

Twitter on mikroblogi-media, eli sen anti perustuu lyhyisiin, 140 merkin mielipiteisiin, kuvajakoihin ja linkityksiin. Twitterin kautta on mahdollista kommunikoida tv-ohjelmien, julkisuuden henkilöiden ja poliitikkojen – tai oikeastaan kenen tahansa muunkin kanssa.

Instagram taas on valokuvablogi, joka on ihan mielettömän suosittu. Kuva kertoo enemmän, kuin tuhat sanaa – ja insta onkin kaikessa yksikertaisuudessaan parhaimmillaan todella vaikuttava.

Sekä instagramin että twitterin parhaat puolet ovat nopeus, helppous ja tietynlainen henkilökohtaisuuden puute – omasta pärstästä huolimatta henkilökohtainen persoona jää paljon pienemmälle huomiolle ja piiloon, kuin mitä facebookissa. Twitterin ja instan avainsanat merkitään häshtägillä – ääkkösiä kannattaa vältellä. Hästägit mahdollistavat esimerkiksi tietyn tapahtuman kuvien tai jonkin aiheen liittyvän keskustelun seuraamisen. Häshtägien alaisia kuvia ja mielipiteitä voi myös pyörittää esimerkiksi blogissa, samoin kuten facebook-sivun tapahtumia.

Perustaito 5: blogit ja kotisivut

Nykyään on vaikeaa olla uskottava, jos ei ole kunnollisia kotisivuja. Kotisivujen tekeminen on helppoa siihen luoduilla ohjelmilla, kuten kotisivukoneella, tai tällä wordpressillä, jolla ymparistosuunnittelija, katiska ja sumppu -sivutkin pyörivät. Erilaisten ohjelmien toimintaperiaatteet ovat erilaisia, ja on hyvä etsiä sellainen, joka tuntuu omaan käteen sopivalta.

Blogialustoista vuodatus ja googlen blogspot ovat helppoja – ja ilmaisia. Googlen blogspot on myös tosi luonteva, jos uo muut googlen palvelut ovat käytössä – blogi kun toimii samoilla tunnuksilla.

Esimerkiksi taas vanhempainyhdistykset ja seuratoiminnat voivat käyttää näitä vallan hyvin omaan tiedottamiseensa – kotisivuksi jäsenille voi riittää esimerkiksi facebook-ryhmä, ja ulkopuolisille toimintaa ja tapahtumia mainostetaan blogin ja muiden sosiaalisten medioiden kautta. Blogin ei ole mikään pakko olla perinteinen päiväkirjatyyppinen, vaan se voi perustua vaikka valokuviin tai videoihin – yhtä kaikki, niille tarvitsee jonkin alustan.

Blogin ja sosiaalisen median välityksellä pyritään siihen, että toiminnasta saa kohtuullisen kattavan kuvan, annetaan asiakkaan/potentiaalisen jäsenen tmv. nähdä, mistä ja millaisesta työstä hän maksaa, tai millaiseen toimintaan jäsenenä sitoutuu. Blogissa on mahdollista esitellä myös henkilökuntaa tai valmentajia – yhtä kaikki, hyvä blogi luo lähestyttävyyttä. Blogia pitäisi myös päivittää kohtuullisen usein.

IMG-20150510-WA0005 (1)

Tästä tuli jo nyt niin pitkä, että jatkan kakkososan merkeissä joku toinen kerta.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.